Pentingnya Digitalisasi Data

Tag : curahanhati - Asep Haryono | Pentingnya Digitalisasi Data - Powered by Blogger

Catatan Asep Haryono

TOUR :  Salah satu dokumen lama sebuah foto saat saya dan team dari SENAT FKIP UNTAN berkunjung ke Kuching Malaysia tahun 1994.  Dok pribadi

Baru baru ini saya mengalami sedikit masalah saat mengurus Transkip Nilai saya di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Tanjungpura Pontianak, Saya terakhir tercatat sebagai mahasiswa jurusan Pendidikan Bahasa Inggris angkatan 90 memang bermaksud untuk mengurus transkip nilai dari semester Ganjil 1990/1991 hingga 1995/1996l Sudah lama memang, mungkin lebih dari dua dasawarsa.

Sayangnya data nilai yang saya miliki tidak ada. Nanti akan saya ceritakan. Kebijaksanaan dari FKIP Untan saat ini adalah data mahasiswa di atas lebih dari 10 (Sepuluh) tahun dihapuskan. ‘ “Kalau tidak dihapuskan tentu akan semakin menumpuk” kata Dr Martono, Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Tanjungpura yang saya temui pada minggu kedua bulan Agustus 2017 lalu. Dari sinilah permasalahan itu mulai muncul ke permukaan. Saya akan mencoba membagikannya kepada para pembaca setia blog saya ini.

Kronologis Hilangnya Transkip Nilai
Saya memang tidak berhasil menamatkan bangku pendidikan tinggi saya di kampus ini. Saya mencoba membuat kilas balik kembali ke era tahun 1994. Mengapa harus tahun 1994 cerita kilas baliknya bukan pada awal tahun saya masuk dan diterima di Perguruan Tinggi Negeri (PTN) terkemuka di Kalimantan Barat ini? Karena saya menduga aktifitas kemahasiswaann saya di tahun 1994 inilah yang menjadi titik tolak perkuliahan saya menjadi berantakan.

 Pada tahun 1994, saya dan beberapa anggota SENAT Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Tanjungpura seperti Delisbeth, Yeti Suyasti , Sri Nur Aeni, Eni Rosnija, Anwar Saputra, Mahyus, Sukiman dan beberapa nama lainnya mengadakan kunjungan Titian Muhibah dan Seni di IM Sarawak dan Brunai Darussalam.

Saya masih ingat kegiatannya dari tanggal 1 – 14 Februari 1994 yang lalu. Sayangya setelah kegiatan selesai, ternyata hanya sampai di ITM Sarawak saja, dan tidak sampai ke Brunai Darussalam. Dua nama yang saya sebut terakhir (Anwar Saputra dan Sukiman) Alhamdulilah kini sudah sukses baik sebagai pengusaha maupun sebagai Politisi di DPR RI Utusan Daerah Kalimantan Barat. Nah seketelaha kegiatan ini berakhir dengan sukses dan kita semua kembali perkuliahan biasa, saya tidak dapat mendaftar ulang di tahun akademik 1994/1995 itu. Dan entah bagaimana saya merasa biasa saja saat itu.

Kuliah pun sudah mulai “ngaco” dengan masuk ke ruang kuliah, dan memilih mata Kuliah secara bebas tanpa direncanakan dalam Kartu Rencana Studi (KHS) seperti biasa. Dari sinilah titik jenuh saya mulai terasa. Dalam hati saya berkata untuk apa dilanjutkan kalau nilai yang didapat juga tidak didaftarkan ulang, karena memang tidak mendaftar ulang.

Malas adalah teman setia saya saat itu. Malas di sini bukannya malas kuliah, tapi malas membayar daftar ulang. Padahal biaya daftar ulang sudah saya terima dari orang tua. Lalu dikemanakan uang daftar ulangnya. Inilah saya yang saat itu mungkin sedang “error” otaknya, dana daftar ulang digelapkan. Penyesalan memang tidak ada gunanya.

Bahan saat saya menulis Curahan Hai episode hari ini, dan sengaja membagikannya kepada para pembaca setia blog saya diman saja berada, inilah saya apa adanya. Tidak patut dan tidak santun, dan bisa dikatakan konyol. Saya bukanlah contoh yang baik. Jangan meniru apa yang sudah saya lakukan hal hal seperti ini. Nah sejak saya tidak mendaftar ulang itulah, sediki demi sedikit saya mundur teratur dan lenyap seperti ditelan bumi. Saya tidak dikeluarkan, dan saya tidak melakukan kegiatan criminal apa pun selama menjadi mahasiswa FKIP UNTAN dari tahun 1990 -1996 itu. Narkoba juga iidak. Hanya saja saya menghilang dari peredaran.



Saya menduga antara periode 1996 sampai dengan 2001 itulah masa masa dokumen nilai saya tercecer di BKMI Untan. BKMI kepanjangan dari Badan Kerohanian Mahasiswa Islam, sebuah Unit Kegiatan Mahasiswa di kampus. Saat itu saya bekerja paruh waktu di Kopma Net, Koperasi Mahasiswa Universitas Tanjungpura, sebagai petugas Billing.

Nah saat itulah dokumen perkuliahan saya (KHK, KHS, arsip surat menyurat dll) ada dalam lemari di sebuah sudut ruangan mahasiswa yang biasa nginap di BKMI UNTAN. Saya masih ingat ada Reno , Oscar Hutagaluh, dan Hamdani Zahri. Trio mahasiswa inilah “penunggu” BKMI UNTAN. 

Nah saat itu saya ditugaskan oleh Pak Ganis Sukaryansyah ke Sintang untuk mengelola Warnet MELAWI selama 8 (delapan) bulan dari bulann Januari sampai dengan Agustus 2001. Selama masa itu saya loss contact dengan Trio Mahasiswa itu. Begitu saya kembali dari Sintang, dan bekerja di Pontianak Post bagian online, seluruh dokumen saya yang “dititipkan” di BKMI UNTAN sudah tidak ada lagi. Saya menduga data saya hilang semuanya di sini.

Nah setiap masa daftar ulang, mahasiswa UNTAN (Semua fakultas) memiliki KHS (Kartu Hasil Studi) dan KRS(Kartu Rencana Studi) yang harus dilengkapi dan diserahkan ke bagian Komputer, Fakultas, dan arsip pribadi. Arsip di saya jelals hilang sesuai dengan cerita saya di atas. Nah ternyata data di bagian Komputer juga hilang. Kebijakann dari FKIP UNTAN tahun 2017 ini menyebutan bahwa data mahasiswa di atas 10 tahun di hapuskan. Saya angkatan 90 sudah jelas kena “bredel” oleh Fakultas.

 Inilah yang sangat saya sayangkan. Karena pasti orang akan kembali lagi menanyakan data nilainya. Seharusnya jangan dihapus. Tapi dipindahkan dari pencatatan manual ke data computer. S einga saya tahun 1994/1996 itu sudah ada computer Mengapa masih manual saat itu. Data pun hilang. Ini kacow jadinya. Kala sudah begini kemana lagi harus di cari

Teman Teman Pun Sudah Tidak Punya Data
Ini seperti fenomena gunung es saja. Kalau angkatan saya yang 90 ini datanya sudah tidak ada di fakultas, besar kemungkinan teman teman lainnya pun yang seangkatan dengan saya atau lebih di atas 10 tahun juga mengalami hal yang sama, datanya lenyap. Terkecuali mereka masih menyimpan lembaran data itu. Sayangnya dari beberapa nama kawan kawan saya seangkatan, tidak ada satu pun menyimpan lembaran lembaran KRS nya. Jadi susah juga ini

Pasrah Belum Dapat Melanjutkan Kuliah
Saya coba memberikan gambar analogi nya saja. Data kemerdekaan Republik Indonesia di tahun 1945 saja masih ada di Negara dan masih bisa dibuka sekarang. Mengapa data nilai saya dari tahun 1990 – 1996 itu tidak ada? Logika saja tidak dapat diterima.

Jaman sudah computerized tapi masih jua maual Saya jelas tidak mungkin mencari kambing hitam. Jelas tidak mungkin saya memojokan FKIP UNTAN almamater saya karena sudah menghapus dokmen nilai mahasiswanya. Saya tidak serendah itu. Kebijakan menghapus data mahasiswa di atas 10 tahun adalah kebijakaan FKIP UNTAN secara preogratif. Artinya saya harus menghormati syarat dan ketentuan yang berlaku saat ini. Saya menghargai itu.

Kalau dari analoginya sih sebenarnya bisa. KTP elektronik hilang saja masih bisa diganti. Kartu NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) yang hilang saja masih bisa dikembalikan. Mengapa bisa. Karena kedua kartu itu ada nomor serial nya. Ada nomor serinya. Nah dari serial number dan atau nomor seri dari KTP dan NPWIP inilah setelah dicek dalam jaringan computer memang ada datanya tersimpan dengan rapih dalam bentuk digital.

Tinggal diprint ulang, beres sema urusan. Nah saya ada nomor mahasiswa (NIM Nomor Induk Mahasiswa), kan logikanya bisa dicek dalam database, di cetak ulang atau di print ulang. Semudah itu bukan. Nah ini tidak. Pokok permasalahannya karena data transkip nilai saya di era 96 pengelolaan di FKIP UNTAN masih manual, dan tidak dimasukkan ke dalam database atau jaringan. Begitu hilang ya sudah hilang semuanya.

Jangan menyalahkan mahasiswa yang tidak ada salinan pada dirinya. Data hilang pada mahasiswa kan bisa saja terjadi karena kecurian, kebakaran dan lain lain. Seharusnya data induk tiap mahasiwa berapa pun angkatan tahun masuknya seharusnya tetap ADA di fakultas. Orang pasti memerlukannya kelak dikemudian hari. Jika kebijakannya di atas 10 tahun harus dihapuskan ya seharusnya jangan (dihapuskan) tetapi di digitalkan atau dikomputerkan Inilah yang sangat saya sayangkan

.